Die besten Hochzeits-Checklisten

Vorwort

Liebes Brautpaar,

herzlichen Glückwunsch, Sie werden heiraten!

Wie schön, dass die Hochzeitsplanung in den kommenden Wochen und Monaten Ihr Thema sein wird. Aber was genau gehört alles dazu?

Mit unseren Hochzeits-Checklisten können Sie gleich loslegen, denn als Hochzeitsplanerinnen beschäftigen wir uns täglich mit dem schönsten Tag im Leben. Und: Wir wissen, wie es geht! Damit Sie Ihren perfekten Tag genießen können, müssen Sie schließlich vieles bedenken und erledigen: Dekorationen, Location, Hochzeitstorte, Ringe, Drucksachen und, und, und …

Die Aufgaben erscheinen am Anfang endlos, sind es aber nicht, wenn Sie sie richtig angehen. Wir helfen Ihnen und begleiten Sie gerne Schritt für Schritt auf dem Weg zu Ihrem Jawort. Diesen Ratgeber und seine Checklisten können Sie als eigenständige Hilfestellung zur Vereinfachung nutzen. Weiterführend empfehlen wir Ihnen unser Buch „Der große Hochzeitsratgeber“, der über diese Checklisten hinausgeht.

Genießen Sie die Zeit Ihrer Verlobung und Ihren Hochzeitstag. Gehen Sie mit Freude an dieses große Thema „Hochzeitsplanung“!

Wir wünschen Ihnen dabei viel Spaß und Erfolg!

Herzlichst
Ihre

Möchten Sie die Checklisten aus diesem Ratgeber ausdrucken oder auf Ihr Smartphone herunterladen? Hier haben wir für Sie wichtige To-do-Listen zum Download vorbereitet:

http://www.humboldt.de/url/checklisten

Checklisten, die mit diesem Symbol gekennzeichnet sind , können Sie kostenfrei und so oft Sie möchten, herunterladen.

Der Startschuss ist gefallen!

Im Hinblick auf die Organisation und Gestaltung Ihrer Hochzeit kommt eine Vielzahl an Fragen und Aufgaben auf Sie zu. Wie Sie rechtzeitig für eine stressfreie Hochzeit planen, wann welche Aufgaben anfallen und welche Menschen Ihnen dabei zur Seite stehen können, erfahren Sie in diesem Kapitel.

Was wird wann gefeiert?

Es gibt verschiedene Feierlichkeiten, die traditionell zu einer Hochzeit gehören. Welche Sie davon begehen möchten, können Sie individuell für sich entscheiden.

Feierlichkeiten

Was Sie als Erstes bedenken sollten

Bevor Sie mit der eigentlichen Planung beginnen, sollten Sie und Ihr Partner sich in Ruhe und vor allem gemeinsam über die nachfolgenden Punkte unterhalten und einig sein.

• Legen Sie einen Wunschtermin/Wunschzeitraum für Ihren Hochzeitstag fest.

• Welche Feierlichkeiten möchten Sie begehen und wann (siehe das vorangegangene Kapitel „Was wird wann gefeiert“)?

• Die Art der Trauung: Möchten Sie „nur“ standesamtlich, kirchlich (evangelisch, katholisch, ökumenisch oder andere Religion) oder freikirchlich (im Rahmen einer freien Trauung) heiraten?

• Die Gästezahl: Legen Sie eine genaue Gästeliste fest, sonst veschätzten Sie sich schnell (siehe Kapitel „Gästeliste“).

• Legen Sie ein Budget fest und veranschlagen Sie zusätzlich einen Puffer von ca. 10 % (siehe Kapitel „Budgetplanung“).

• Der Stil der Feier: Je genauer Sie am Anfang Ihre Wünsche hinsichtlich Stil, Ausstattung etc. gemeinsam festlegen, desto besser (siehe Kapitel „Location“ und „Der rote Faden“). Gleiches gilt auch für den Stil der Lokalität.

• Möchten Sie einen roten Faden festlegen (siehe Kapitel „Der rote Faden“ und „Dekorationen“)?

• Der Ablauf des Hochzeitstags: Legen Sie erste grobe Zeiten fest (siehe Kapitel „Ablaufplanung des Hochzeitstags“).

• Arbeitsaufteilung: Teilen Sie zwischen sich und Ihrem Partner die Arbeiten gemäß Interessen und verfügbarer Zeit auf. Denken Sie schon jetzt über die Einbeziehung eines Hochzeitsplaners und/oder anderer Helfer nach (siehe nächstes Kapitel).

• Terminsetzung: Setzen Sie sich sowohl zeitliche Termine, bis wann Sie einzelne Punkte abgehakt haben möchten, als auch Termine mit dem Partner, an denen Sie beide gemeinsam über die Hochzeitsplanung (aktuelle Fortschritte, weitere Planung etc.) sprechen. Wann genau möchten Sie welche Arbeiten erledigen? Berücksichtigen Sie auch, wann Sie keine Zeit zur Planung haben werden (siehe nächstes Kapitel).

Der Planungszeitraum

Zu Beginn Ihrer Hochzeitsplanung sollten Sie Ihren eigenen Zeit- und Organisationsplan für die Zeit bis zu Ihrem Hochzeitstag festlegen, der alle Punkte und Aufgaben enthält, die Ihre Feierlichkeiten betreffen. Die Organisation Ihrer Planungspunkte sollten Sie nach Wichtigkeit in eine Reihenfolge bringen und angehen, indem Sie Aufgaben untereinander verteilen und Helfer einbeziehen. Dabei sollten Sie Urlaubszeiten, berufliche Termine und sonstige Zeiten bedenken, in denen Sie voraussichtlich nicht zur Planung kommen werden.

Die nun folgende Planung des Zeitraums soll Ihnen als grobe Richtlinie dienen. Bei einem kürzeren Planungszeitraum verändern sich die Zeiträume und die anzugehenden Organisationsaufgaben entsprechend. Je früher Sie die einzelnen Punkte angehen, desto besser!

18 bis 6 Monate vorher

	TO DO
	Überlegen Sie sich, ob und wen Sie sich als Trauzeugen wünschen. Fragen Sie diese, ob sie das Amt übernehmen möchten (siehe Kapitel „Trauzeugen“).
	Um alle zukünftigen Unterlagen ordentlich aufzubewahren, empfehlen wir Ihnen, schon jetzt einen „Hochzeitsordner“ anzulegen, innerhalb dessen Sie einzelne Reiter für die verschiedenen Themen anlegen und in dem sie alle für Ihre Hochzeit wichtigen Angebote, Verträge etc. abheften.
	Überlegen Sie sich, ob Sie einen Hochzeitsplaner beauftragen, der Ihnen die ganze Arbeit oder zumindest Teilbereiche abnimmt (siehe Kapitel „Hochzeitsplaner“, und „Festtagsbetreuer“).
	Suchen Sie eine Lokalität für das Fest und buchen Sie möglichst bald (siehe Kapitel „Location“).
	Legen Sie parallel zur Lokalität die Kirche samt Pfarrer bzw. den freien Redner oder das Standesamt fest.
	Planen und versenden Sie Save-the-date-Karten und bzw. kommunizieren Sie das Hochzeitsdatum.
	Stellen Sie die Papiere für das Standesamt zusammen (siehe Kapitel „Papiere und Unterlagen“).
	Überlegen Sie sich Ihr Hochzeitsoutfit und bestellen Sie je nach Anbieter sechs bis acht Monate im Voraus Ihr Brautkleid.
	Möchten Sie Blumenkinder und/oder Brautjungfern und einheitliche Kleider für sie? Auch hier haben die Anbieter oftmals lange Lieferzeiten.
	Holen Sie Angebote von Fotografen und Videografen ein und führen Sie Erstgespräche (siehe Kapitel „Dienstleister“, und „Fotograf und Videograf“).
	Wenn Sie Musik und/oder einen DJ für Kirche, Nachmittag und/oder Festabend planen, holen Sie Angebote ein und fixieren Sie diese.
	Fragen Sie in Hotels nahe der Location nach Zimmerkontingenten für Ihre Gäste (siehe Kapitel „Hotelunterbringung“).
	Erstellen Sie ein Moodboard (Stimmungstafel), auf dem Sie Ihre kreativen Ideen und Vorstellungen für Dekorationen, Drucksachen etc. sammeln können. Alternativ können Sie hierfür auch einen Reiter in Ihrem Hochzeitsordner anlegen.

6 bis 4 Monate vorher

	TO DO
	Melden Sie Ihre standesamtliche Trauung an. Dies ist ab sechs Monaten vor Ihrem Wunschtermin möglich.
	Organisieren Sie Ihren Polterabend.
	Ihren Junggesellenabschied sollten Sie nun planen (bzw. planen lassen; diese Aufgabe übernehmen meist die Trauzeugen).
	Nehmen Sie ein Probeessen in Ihrer Festlokalität mit Absprache aller Details vor oder holen Sie Angebote von Partyservices/Caterern und evtl. von Zeltverleihern und Mietmobiliar-Firmen ein und machen Sie ein Probeessen beim Caterer.
	Wer soll Ihnen am Hochzeitstag selbst den Rücken freihalten und Sie als Ihr Festtagsbetreuer unterstützen? Diese Person sollten Sie jetzt anfragen und erste Details mit ihr absprechen (siehe Kapitel „Festtagsbetreuer“).
	Fragen Sie weitere Dienstleister und Künstler an und buchen Sie, z. B. Brautauto, Kinderbetreuung, Visagist, Hotelunterkünfte etc. (siehe Kapitel „Dienstleister“).
	Legen Sie fest, ob Sie einen Hochzeitstisch einrichten möchten bzw. was Sie sich von Ihren Gästen wünschen (siehe Kapitel „Drucksachen“). Wenn Sie sich Geld wünschen, sollten Sie dies schon in Ihrer Einladung kommunizieren.
	Gehen Sie die Einladung an und versenden Sie diese, sobald sie fertig ist (siehe Kapitel „Drucksachen“, und „Der rote Faden“).
	Beantragen Sie bei Ihrem Arbeitgeb Sonderurlaub für die Festtage und/oder den Urlaub für die Hochzeitsreise.
	Holen Sie Angebote für die Hochzeitsreise ein und buchen Sie diese.
	Bringen Sie regelmäßig Ihren Kostenplan auf den aktuellen Stand (siehe Kapitel „Budgetplanung“).
	Wenn Sie eine gute Figur beim Eröffnungstanz machen möchten, aber nicht so sicher beim Tanzen sind oder etwas Besonderes vorführen möchten, beginnen Sie jetzt mit einem Tanzkurs.
	Erstellen Sie einen ersten groben Ablaufplan Ihres Hochzeitstags, um auch auf dem Papier Struktur in den Tag zu bekommen. Diesen Plan sollten Sie im Planungsablauf immer wieder anpassen (siehe Kapitel „Ablaufplanung des Hochzeitstags“).
	Überlegen Sie sich, wie Ihre Hochzeitstorte aussehen soll, und bestellen Sie diese frühzeitig (siehe Kapitel „Hochzeitstorte“).

3 bis 4 Monate vorher

	TO DO
	Spätestens jetzt: Auswahl der Hochzeitskleidung und der passenden Accessoires; notwendige Änderungen an Brautkleid und Hochzeitsanzug.
	Überlegen: Möchten Sie Fürbitten von Freunden und Verwandten während der Trauung? Wer soll sie übernehmen, wer inhaltlich koordinieren, um doppelte Inhalte zu vermeiden?
	Ihre Einladungen sollten Sie spätestens jetzt versenden.
	Suchen Sie Ihre Trauringe aus; lassen Sie Ihre Verlobungsringe gravieren.
	Sind Impfungen für die Hochzeitsreise notwendig?
	Beginnen Sie mit der konkreten Dekorationsplanung.
	Benötigen Sie Mietmobiliar, z. B. als Plan B/Regenschutz/ Sonnenschutz für eine Trauung oder einen Empfang im Freien etc.?
	Denken Sie darüber nach, ob für Sie ein Ehevertrag in Frage kommt, und lassen Sie sich evtl. von einem Rechtsanwalt beraten.
	Vereinbaren Sie ein Gespräch mit Ihrem Pfarrer/Trauredner.
	Buchen Sie einen Visagisten/Stylisten für Haare und Make-up, wenn Sie die Begleitung durch einen Profi wünschen.
	Bringen Sie regelmäßig Ihren Kostenplan auf den aktuellen Stand.
	Passen Sie Ihren Ablaufplan zwischenzeitlich an.

1 bis 2 Monate vorher

	TO DO
	Prüfen Sie den Rücklauf der Einladungen und haken Sie evtl. nach.
	Beauftragen Sie den Floristen mit der Blumendekoration.
	Überlegen Sie, welche Dekorationen Sie selbst übernehmen möchten. Bastelarbeiten wie das Schneiden von Bändern, Vorbereiten der Gastgeschenke etc. lassen sich jetzt bereits bequem erledigen.
	Vereinbaren Sie Termine mit Location, Catering, Lieferanten, Dienstleistern etc. zur Festlegung letzter Details und Wünsche.
	Gehen Sie die Drucksachen für die Feier (Menükarten, Kirchenprogramm etc.) an.
	Führen Sie einen Probetermin mit dem Friseur/Kosmetikstudio/ Stylisten durch.
	Kommunizieren Sie Ihre Musikwünsche an den DJ und Ihre Foto-/Filmwünsche an den Fotografen/Videografen.
	Fangen Sie evtl. an, regelmäßig ins Sonnenstudio zu gehen.
	Besorgen Sie Gästebuch und evtl. Einwegkameras (mit Blitz) für die Tische, wenn Sie dies wünschen.
	Bestellen Sie Ihre Gastgeschenke (wenn gewünscht) und planen Sie Zeit für eventuelle Bastelarbeiten ein (siehe Kapitel „Gastgeschenke“).
	Bringen Sie regelmäßig Ihren Kostenplan auf den aktuellen Stand.
	Passen Sie Ihren Ablaufplan zwischenzeitlich an.

2 Wochen vorher

	TO DO
	Checken Sie die aktuelle Gästeliste anhand der Rückantworten. Rufen Sie diejenigen an, bei denen die Teilnahme noch unsicher ist.
	Beginnen Sie mit der Sitzordnung und dem Plan für die Tischordnung. Besprechen Sie mit Restaurant/Hotel/Location final, wie die Tische stehen sollen.
	Überlegen Sie sich, ob Sie eine Anzeige in der Tageszeitung möchten, und geben Sie diese auf.
	Laufen Sie die Hochzeitsschuhe ein und rauen Sie die Schuhsohlen auf. Tragen Sie auch Ihr Brautkleid/Ihren Hochzeitsanzug für kurze Zeit und prüfen Sie, ob Sie sich darin gut bewegen können: sitzen, aufstehen, tanzen, zur Toilette gehen etc. Müssen evtl. noch Änderungen vorgenommen oder das Kleid/der Anzug aufgebügelt werden?
	Haben Sie an die Strumpfhosen gedacht, haben Sie auch ein Ersatzpaar?
	Fahren Sie die Route von Standesamt/Kirche zum Festort ab. Gibt es evtl. Parkplatzprobleme oder Baustellen auf dem Weg?
	Tätigen Sie die letzten Reisevorbereitungen für die Flitterwochen: Denken Sie z. B. an Sonnencreme, Reiseversicherung, Kreditkarten, ausländische Währung etc.
	Besorgen Sie kleine Aufmerksamkeiten für die Gäste, die Sie bei der Planung unterstützt haben oder am Hochzeitstag besonders unterstützen werden (Blumenkinder, Trauzeugen etc.).
	Rufen Sie noch einmal alle gebuchten Zulieferer an und prüfen Sie, ob alles o.k. ist (Fotograf, Videograf, Musiker, DJ, Fahrzeugvermietung, Florist, Restaurant/Location/Caterer, Tortenbäcker etc.). Wissen alle, wo die Lokalität ist, wie sie dorthin kommen und wann sie da sein müssen? Nehmen sie final eine Absprache mit der Location vor, bei der alle Details des Tages noch einmal besprochen werden. Geben Sie optimalerweise allen Dienstleistern einen schriftlichen Ablaufplan und die eine oder andere Kontakttelefonnummer (z. B. von Festtagsbetreuer/Trauzeugen). Je detaillierter alle Beteiligten Bescheid wissen, was geplant ist, desto besser können sie vor Ort agieren, ohne Sie während Ihrer Feier zu stören.
	Gönnen Sie sich einen Beautytermin im Kosmetikstudio.
	Drucken Sie das Kirchenheft, die Menükarten, Beschilderungen, Tischnummern/-namen etc. Schreiben/drucken Sie die Tischkärtchen.
	Prüfen Sie, wann Location/Caterer/Hotel/Restaurant etc. die finale Gästezahl benötigen, und geben Sie diese pünktlich durch.
	Bringen Sie regelmäßig Ihren Kostenplan auf den aktuellen Stand.

1 Woche vorher

	TO DO
	Nehmen Sie einen Friseurtermin für beide vor, evtl. auch einen Termin im Nagelstudio.
	Informieren Sie die Nachbarn über Polterabend/Festabend wegen eventueller Lärmbelästigung.
	Gehen Sie die Gästeliste durch und informieren Sie Caterer/ Restaurant/Location über kurzfristige Änderungen. Diese finale Gästezahl wird zugrunde gelegt für die Kosten von Speisen und Getränken etc.
	Legen Sie Menükarten, Tischkarten, Gastgeschenke etc. zusammen und geben Sie diese ggf. in der Location ab.
	Packen Sie den Koffer für die Hochzeitsreise, organisieren Sie ggf. Fremdwährung bei der Bank, treffen Sie zu Hause alle Vorkehrungen und prüfen Sie Dokumente für die Reise final.
	Drucken/basteln Sie die Sitzordnung und den Tischplan und überreichen Sie diese Ihrer Location oder Ihrem Festtagsbetreuer/Helfer spätestens am Hochzeitstag.
	Treffen Sie eine Wetterentscheidung, sofern nötig. In den letzten zwei bis drei Tagen vor Ihrer Hochzeit lassen die Wetterprognosen oft schon recht zuverlässige Aussagen zu. Entscheiden Sie, ob Ihre Feier bzw. Teile davon wie z. B. der Empfang unter freiem Himmel stattfinden können.
	Sprechen Sie mit Ihrem Festtagsbetreuer sämtliche Details bzw. eventuelle Änderungen durch. Bedenken Sie, dass auch solche „Kleinigkeiten“ geklärt sein sollten wie die Frage: Wer kümmert sich am Hochzeitstag um die Geschenke – während und nach der Feier?

Gästeliste

Stellen Sie zu Beginn Ihrer Planung eine Liste auf, wen Sie einladen möchten. Dies ist auch wichtig im Hinblick auf Ihr Budget (siehe Kapitel „Budgetplanung“). Sinnvollerweise ist Ihre Gästeliste angelegt in einer Tabelle (z. B. Excel) mit mehreren Spalten, in der Sie später die verschickten Einladungen, Zu- und Absagen, Geschenke, Danksagungen etc. nachhalten bzw. abhaken können.

Tipp: Aktualisieren Sie Ihre Gästeliste regelmäßig. Bestimmen Sie bereits zu Beginn Ihrer Planung, wer von Ihnen beiden diese Liste pflegen wird.

Gästeliste

	TO DO
	Name (Paare und Kinder beieinander einpflegen)
	Vorname
	Straße mit Hausnummer
	PLZ und Ort
	E-Mail-Adresse (für kurzfristige Organisationen durch z. B. Trauzeugen)
	Telefonnummer/Mobilnummer
	Anzahl benötigter Einladungen (pro Paar oder Familienzweig ist nur eine Einladung notwendig)
	Einladung versendet
	Zusage Wenn mehrere Feierlichkeiten stattfinden, sollten Sie für jede Feier eine Spalte anlegen und eintragen, zu welchem Teil der Feierlichkeiten zugesagt wurde (z. B. Begrüßungsabend, Hochzeitsfeier, Hochzeitsbrunch etc.).
	Absage
	Übernachtung notwendig
	Alter der Kinder (evtl. für Kinderbetreuung/Kindertisch und für die Budgetplanung wichtig, da z. B. ein Buffet und Getränkepauschalen je nach Alter unterschiedlich berechnet werden)
	Geschenk
	Danksagung versendet

Hochzeitsplaner

Die rechtzeitige Beauftragung eines Hochzeitsplaners kann eine große Hilfe sein, um Ihnen während Ihrer Planungszeit sowie am Hochzeitstag selbst den Rücken frei zu halten und Ihnen sämtlichen Druck zu nehmen. Ähnlich wie ein Architekt beim Hausbau hat er das Know-how, hält alle Fäden in einer Hand, organisiert, koordiniert und sorgt für ein perfektes Fest, das komplett nach Ihren Wünschen gestaltet ist.

Vorteile eines Hochzeitsplaners

Als Festtagsbetreuer kann der Hochzeitsplaner die Koordination und Überprüfung aller Details durchführen. Er ist Ihre Vertrauensperson rund um alle Hochzeitsthemen und agiert als Ihr verlängerter Arm.

Pluspunkte:

• Berater mit Expertenwissen

• langjährige Erfahrungen und Routine

• besondere Ortskenntnis in Bezug auf Hochzeitslocations sowie Nutzung seiner Location-Datenbank

• Verhandlungsgeschick

• reibungslose Ablaufplanung

• kreative Lösungsvorschläge

• Abwägen von Risiken

• Zeitersparnis

• Nutzung eines Netzwerkes erfahrener Dienstleister

• Branchenkenntnisse

• Trenderfahrungen und Blick für neue Trends

• neutrale und außenstehende Person

• Koordination der Dienstleister während der Planung und am Tag der Hochzeit

• Notfallplanung im Fall der Fälle inklusive Notfallkoffer

• Übernahme von unliebsamen Aufgaben, wie z. B. Einladungsmanagement oder „Sprachrohr“

Achtung: Bankettleiter in Locations sind entgegen häufigen Außendarstellungen keine Hochzeitsplaner. Der Mitarbeiter einer Location vertritt in erster Linie die Interessen der Location und nicht Ihre. Auch kennt er sich meist mit externen Dienstleistern nicht so gut aus wie ein unabhängiger Hochzeitsplaner. Ein weiterer Pluspunkt für den Hochzeitsplaner ist, dass er spezialisiert ist und sich mehr Zeit für Ihre individuelle Hochzeitsplanung nehmen kann und wird, als dies einem Bankettleiter in der Regel möglich ist.

Kosten eines Hochzeitsplaners

Die Honorargestaltung von Hochzeitsplanern ist sehr individuell. Eine Gebührenordnung gibt es nicht. Erstgespräche sind in der Regel unverbindlich und kostenfrei. Folgende Modelle sind denkbar:

Der Hochzeitsplaner hält sich an Ihrem Hochzeitstag im Hintergrund und steuert dezent die Organisation und Koordination aller Gewerke. Er ist kein Gast, mischt sich in der Regel nicht unter ihre Gäste und feiert auch nicht mit. Sein Kleidungsstil wird demnach auch entsprechend dezent ausfallen.

Der richtige Hochzeitsplaner

Als Weggefährte für die Zeit Ihrer Hochzeitsplanung steht Ihnen Ihr Hochzeitsplaner über einen langen Zeitraum mehr oder weniger eng zur Seite. Sie sollten ihn mit Bedacht auswählen. Neben fachlicher Kompetenz ist auch die Chemie zwischen Ihnen wichtig.

Ihr Weg kann über Empfehlungen von Freunden oder Bekannten gehen oder aber Sie suchen den Profi auf eigene Faust, am einfachsten über das Internet.

Für die Wahl des für Sie richtigen Hochzeitsplaners sollten Sie einige Punkte berücksichtigen: Der erste Eindruck, Referenzen, das Angebot – die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, den perfekten Hochzeitsplaner für Ihre Feierlichkeiten zu finden.

Auswahl des Hochzeitsplaners

	TO DO
	Internetseite • Verfügt der Hochzeitsplaner über eine ansprechende Homepage? • Werden Fotos von Hochzeiten gezeigt? • Können Sie Referenzen von Brautpaaren und vielleicht Presseartikel über den Hochzeitsplaner einsehen?
	Telefonat Stellen Sie eine persönliche Verbindung her und gewinnen Sie einen ersten Eindruck am Telefon.
	kostenfreies Erstgespräch Im Rahmen des kostenlosen Erstgespräches können Sie am besten sehen, ob die Chemie zwischen Ihnen beiden und dem Hochzeitsplaner stimmt. Sie können Fragen stellen. Aufgrund der Gesprächs- führung durch den Hochzeitsplaner lernen Sie seine Arbeitsweise hinsichtlich Struktur, Details und vor allem des Eingehens auf Ihre persönlichen Wünsche und Vorstellungen kennen. Lassen Sie sich Fotos von bisherigen Hochzeiten und Referenzschreiben von Brautpaaren zeigen.
	Angebotserstellung des Hochzeitsplaners • Welchen Eindruck macht das Angebot und Konzept des Hochzeitsplaners auf Sie? Lassen Sie sich nicht von Fotos und der Aufmachung blenden, achten Sie auf die Texte und deren Inhalt. • Sind all Ihre im Erstgespräch besprochenen Wünsche bzw. abzugebenden Aufgaben aufgenommen?
	Umgang mit dem Angebot • Setzen Sie sich mit dem Hochzeitsplaner in Verbindung, wenn Sie Rückfragen haben. • Haben Sie Änderungswünsche und wie geht der Hochzeitsplaner damit um, sofern vorhanden?
	Gesamteindruck • Wie professionell sind das Auftreten und das Arbeitsumfeld des Hochzeitsplaners? • Fühlen Sie sich fachlich und menschlich gut aufgehoben und auch verstanden?

Fragen an den Hochzeitsplaner

Folgende Fragen können Sie Ihrem potentiellen Hochzeitsplaner im Vorfeld stellen:

Fragen an den Hochzeitsplaner

	TO DO
	Wie lange organisieren Sie schon Hochzeiten?
	Wie viele Hochzeiten haben Sie als selbstständiger Hochzeitsplaner in etwa schon organisiert?
	Sind Sie neben- oder hauptberuflich Hochzeitsplaner?
	Welche Ausbildung haben Sie? Basiert diese auf einer betriebswirtschaftlichen Ausbildung, einem Zweig im Veranstaltungsbereich oder einem Studium?
	Was haben Sie vor Ihrer Tätigkeit als Hochzeitsplaner beruflich gemacht?
	Wie viele Hochzeiten organisieren Sie jährlich?
	Arbeiten Sie mit festen Dienstleistern oder variieren diese je nach Hochzeit?
	Bieten Sie Teil- und Komplettorganisationen an?
	Welches Honorar fällt an?
	Sind Fahrtkosten in- oder exklusive?
	Bekommen Sie Sonderpreise bei Dienstleistern und werden Agenturrabatte an uns weitergereicht?
	Können wir unsere Wünsche und den Vertrag während der Zusammenarbeit anpassen?
	Bieten Sie selbst noch andere Leistungen im Bereich der Hochzeitsbranche an (z. B. DJ, Fotograf, freier Redner, Drucksachengestaltung, Floristik, Handel mit Hochzeitsartikeln etc.)? Wenn ja, welcher ist Ihr Kernbereich?
	Haben Sie Mitarbeiter?
	Wer springt im Krankheitsfall ein?
	Wie oft treffen wir uns im Planungsablauf?
	Wie läuft die Kommunikation (per E-Mail, Telefon)?
	Können Sie uns eine Preisliste aushändigen oder ein Angebot erstellen?

Seien Sie dem Hochzeitsplaner gegenüber schon im Erstgespräch so ehrlich, offen und authentisch wie möglich. Erzählen Sie ihm viel von sich und geben Sie ihm die Möglichkeit, dass er Sie gut kennenlernen und einschätzen kann. Ein erfahrener Hochzeitsplaner wird die richtigen Fragen stellen und mit Fingerspitzengefühl auf Sie eingehen.

Teilleistungen eines Hochzeitsplaners

Hochzeitsplaner bieten ihre Leistungen in der Regel sowohl als Teilleistungen als auch als Komplettorganisation von Hochzeiten an. Nachfolgend finden Sie exemplarisch Teilleistungen, die Hochzeitsplaner üblicherweise anbieten. Die Liste ist nicht abschließend. Weitere individuelle Leistungen sind nach Absprache.

Teilleistungen von Hochzeitsplanern

	TO DO
	Ablaufplanung
	Ansprechpartner für Dienstleister
	Auf- und Abbaubetreuung rund um den Hochzeitstag
	Bastelarbeiten für Dekorationen, Gastgeschenke etc.
	Beratung
	Braut-/Bräutigammodenberatung
	Budgetplanung, -führung und -überwachung
	Einladungsmanagement
	Festtagsbetreuung
	Follow-up-Betreuung nach Ihrer Hochzeit ((Rechnungskontrollen Feedbackgespräche, Begleitung der Danksagungen etc.)
	Gästebetreuung vor und während der Feier
	Hochzeitskonzepterstellung
	Locationrecherche und -vermittlung
	Organisation von Gastgeschenken
	Vermittlung einzelner Dienstleister bzw. Teilbereiche: • Brautkleid • Candy Bar • Catering • Dekorationen und Blumenschmuck • DJ/Liveband/Musiker • Feuerwerker/Pyrotechniker • Florist • Fotograf • freier Trauredner • Gastgeschenke • Hochzeitsbrunch • Hochzeitsdrucksachen • Hochzeitsempfang • Hochzeitsfeier • Hochzeitsgefährt/-kutsche etc. • Hochzeitslocation • Hochzeitstorte • Hotels • Junggesellenabschied • Kinderbetreuung • Künstlervermittlung • Mietmobiliar (Stuhlhussen etc.) • Polterabend • Rahmenprogramm • Sektempfang • Shuttle • Tanzkurs/-choreografie • Ton- und Lichttechnik • Trauringe • Unterhaltungsprogramm • Verlobungsfeier • Videograf • Visagist/Hairstylist • Zelte
	Übernahme von individuell gewünschten Aufgaben rund um Ihre Hochzeit

Als Puffer für sensible Familienthemen kann der Hochzeitsplaner als unbeteiligter Dritter und somit als Mediator einspringen und gieren, sei als Sprachrohr für Wünsche oder vermeidbare Überraschungen oder auch für die Klärung anderer hochzeitsrelevanter Themen z. B. innerhalb der Verwandtschaft.

Festtagsbetreuer

Einen Festtagsbetreuer sollte jedes Brautpaar haben. Er sorgt dafür, dass Sie sich vollkommen zurücklehnen, genießen und entspannen können. Sie sollten dieses Amt an eine zuverlässige, pünktliche, gewissenhafte, durchsetzungsstarke und belastbare Person abgeben. Wenn Sie es an Freunde oder Verwandte abgeben möchten, können Sie die doch sehr komplexe Arbeit auch auf mehrere Personen aufteilen, damit sich jeder auch noch möglichst viel als Gast fühlen kann.

Aufgaben des Festtagsbetreuers

Der Festtagsbetreuer hält Ihnen den Rücken frei und kümmert sich um sämtliche Themen an Ihrem Hochzeitstag. Nach Absprache können Sie ihn schon in der Einladung als Ansprechpartner nennen. Nachfolgend finden Sie seine wichtigsten Aufgaben:

• Als Erster vor Ort sein und alle Lieferungen und Aufbauten koordinieren und kontrollieren, alle Lieferanten und Dienstleister einweisen und direkter Ansprechpartner für sie sein. Alle gegenseitig informieren und ggf. unterstützen.

• Das Brautpaar beim Styling aufsuchen oder evtl. telefonisch kontaktieren, um nachzuhören, ob alles soweit in Ordnung ist, und vermitteln, dass auch beim Aufbau soweit alles gut läuft.

• Ansprechpartner für alle Gewerke sein und die Abnahme von Hochzeitstorte, Dekorationen etc. übernehmen.

• Während der Feier die Fäden in der Hand halten.

• Die Gäste unterstützen.

• Servicepersonal und Köche einweisen.

• Bei Problemen konstruktiv, professionell und schnell reagieren, z.B. bei Ad-hoc-Entscheidungen wegen Wetterwechsel oder Ähnlichem.

• Geschenkemanagement

• Koordination der Abläufe, Spiele, Reden, Überraschungen

• Begleiten des Foto-Shootings

Bitte lesen Sie hierzu auch das Kapitel „Hochzeit und Hochzeitsfeier“, in dem wir auf die Aufgaben des Festtagsbetreuers am Hochzeitstag im Detail eingehen.

Tipp: Über Ihren Festtagsbetreuer können Sie Spiele und Überraschungen fernhalten, die Sie sich partout nicht wünschen.

Vorteile des Hochzeitsplaners als Festtagsbetreuer

Der Hochzeitsplaner als Festtagsbetreuer hat in der Regel die Ablaufplanung so gestaltet, dass diese gut funktionieren kann und sich gut überwachen lässt. Die optimale Zeit- und Ablaufplanung ist so perfekt durchgetaktet, dass Sie oder Ihre Gäste keinen Zeitdruck spüren und sich komplett entspannen können:

• Das Brautpaar kann sich ganz auf das Feiern und seine Gäste konzentrieren, weil es sicher sein kann, dass ein Profi die Zügel in der Hand hält.

• Der Hochzeitsplaner war bereits im Vorfeld in die Planung und alle Entscheidungen involviert und kennt die Wünsche des Brautpaares genau. Somit kann er im Sinne des Paares konstruktiv entscheiden und auf eventuelle Probleme reagieren.

• Ein Hochzeitsplaner hat mehr Erfahrung und Know-how bei der Begleitung einer Hochzeit. Dadurch kann er besser reagieren, entspannter und ruhiger arbeiten.

• Der Hochzeitsplaner kennt die meisten Lieferanten, Dienstleister und Locations samt ihren Stärken und Schwächen, auf die er vor Ort entsprechend reagieren kann, und war bei vorherigen Besprechungsterminen mit Ihnen dabei.

• Der Hochzeitsplaner ist nicht zugleich Gast und kann sich daher komplett auf seine Aufgabe konzentrieren.

• Aufgrund seiner Erfahrungen kann der Hochzeitsplaner vorausschauend agieren.

• Ein Hochzeitsplaner hat gute und erprobte Kontakte, auf die er – falls jemand kurzfristig ausfällt – schneller zurückgreifen kann.

• Der Hochzeitsplaner bringt einen voll ausgestatteten Notfallkoffer zu Ihrer Hochzeit mit (siehe Kapitel „Der Notfallkoffer“).

Die Planung der Hochzeit

Wenn Sie eine erste Vorstellung von Ihrer Hochzeit haben, geht es in die Detailplanung: Wie kalkulieren Sie Ihr Budget richtig, was müssen Sie für die Trauung wissen, wie suchen Sie eine geeignete Location und gute Dienstleister aus und wie gelingen Dekoration und Styling? All diese Fragen und noch mehr finden Sie in diesem Kapitel.

Ablaufplanung des Hochzeitstags

Ab dem Beginn Ihrer Hochzeitsorganisation setzen Sie sich im Rahmen der Ablaufplanung mit der Zeit bis zu Ihrer Hochzeit auseinander.

Ebenfalls von Anfang an sollten Sie die Struktur des Tagesablaufs berücksichtigen. Die Erstellung eines genauen Zeitplans wird Ihnen und Ihren Helfern eine große Stütze sein, denn ein guter Ablaufplan sorgt bei allen Beteiligten für einen entspannten Tag.

Tipp: Überraschungen der Gäste für das Brautpaar sollten gesondert an den Fotografen, den DJ etc. kommuniziert werden. Ein professioneller Hochzeitsplaner erstellt solche Ablaufpläne üblicherweise automatisch für jeden Dienstleister individuell.

Inhalte des Ablaufplans für Trauung und Hochzeitsfeier

	TO DO
	Hochzeit
	Namen des Brautpaares
	Hochzeitsdatum
	Name und Mobilnummer des Festtagsbetreuers
	Auflistung der Aktivitäten des Brautpaares und der Gäste inkl. Reden und Überraschungen (mit Start- und Endzeiten)
	Auflistung der Aktivitäten der unterschiedlichen Dienstleister (mit Start- und Endzeiten ihrer Einsätze)
	Adressen von Standesamt, Kirche, Locations (der diversen Feiern: Empfang, Hochzeitsfeier, Hochzeitsparty etc.)
	Namen und Mobilnummern der Lieferanten und Dienstleister
	Künstleressen (je nach Einsatzdauer sollten Fotograf, DJ etc. mit Getränken und Essen versorgt werden)
	Kinder (mit Alter) und Kinderbetreuung
	Geldübergaben (An wen? Wer überreicht die Umschläge an die jeweiligen Dienstleister?)

Ablaufplan eines Hochzeitstags mit standesamtlicher Trauung

Aus Platzgründen werden in den Ablaufplänen folgende Abkürzungen verwendet:

ASP = Ansprechpartner/Beteiligte

    B = Braut

 BG = Bräutigam

 BP = Brautpaar

 FB = Festtagsbetreuer

StA = Standesamt

 TZ = Trauzeugen

Ablaufplan eines Hochzeitstags mit kirchlicher Trauung

Budgetplanung

Die Budgetplanung ist einer der wichtigsten Bereiche der Hochzeitsplanung. Oft werden die Gesamtkosten anfangs zu niedrig berechnet, da einzelne Posten überhaupt nicht bedacht werden und die Posten, die bedacht werden, oft zu tief angesetzt werden. Dies hat zur Folge, dass am Ende wichtige Punkte aus finanziellen Gründen gestrichen werden müssen oder nur noch sehr gering ausfallen können. Schlimmstenfalls muss das Brautpaar zusätzliches Geld abknapsen oder sich gar verschulden.

Erstellen Sie daher so früh wie möglich Ihre eigene Budgetliste, die alle Punkte samt erster Kostenschätzungen enthält, die für Ihre Hochzeit relevant sind.

Bei den jeweiligen Summen gibt es je nach Anbieter, Region und Ausstattung/Ausführung enorme Von-bis-Unterschiede. Wenn Sie keine ungefähre Vorstellung für die erste Kalkulation haben, sollten Sie am besten immer konkrete Angebote einholen.

Die hier genannten Preise sollten Sie wirklich nur als grobe Richtwerte sehen. Günstiger oder teurer geht immer. Beachten Sie auch, dass viele Budgetposten von Ihren individuellen Wünschen und oft auch von Ihrer Gästezahl abhängen.

Folgende Punkte sollten Sie (sofern Sie sie für Ihre Hochzeit wünschen) von Anfang an budgetieren:

Ganz wichtig: Planen Sie zur Sicherheit einen Puffer von ca. 10 % ein!

Achtung: Diverse Preisangaben und Kalkulationen in den Medien sind oft ungenau bzw. werden manche Positionen zu günstig angesetzt. Die Möglichkeiten für jeden Teilbereich, regionale Unterschiede, die Preisstruktur je nach Anbieter und viele andere Punkte mehr bewirken oft Preisunterschiede von mehreren hundert, je nach Teilbereich teilweise auch von mehreren tausend Euro. Am korrektesten sind immer konkrete, auf Ihre Bedürfnisse angepasste Angebote.

Tipp: Achten Sie auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Hier sind oftmals auf den ersten Blick nicht sichtbare Kosten versteckt.

Trauung – standesamtlich, kirchlich oder frei?

Das Kernstück Ihrer Hochzeit ist Ihre Trauung. Überlegen Sie gut, ob Sie standesamtlich und/oder kirchlich bzw. im Rahmen einer freien Trauzeremonie heiraten möchten.

Art der Trauung

Tipp: Wenn Sie eine standesamtliche Trauung an einem Samstag wünschen, erkundigen Sie sich frühzeitig, ob und wann genau Ihr Standesamt samstags Trauungen anbietet. Da der Ansturm auf die Samstage bei den Standesämtern groß ist, sollten Sie die Anmeldung möglichst genau sechs Monate im Voraus erledigen, damit Ihnen Termin und Wunschuhrzeit sicher sind (manche Brautpaare übernachten an besonderen Daten sogar vor dem Standesamt, um als Erste zur Anmeldung da zu sein).

Wenn Sie mehr Details zu diesem Thema wissen möchten, werfen Sie bitte einen Blick in unser Buch „Der große Hochzeitsratgeber“.

Papiere und Unterlagen

Mit Ihrer Eheschließung gehen Sie Rechte und Pflichten ein. Dies beginnt bereits bei der Anmeldung zur Eheschließung, bei der Sie bestimmte Nachweise und Dokumente vorlegen müssen.

Anmeldung zur standesamtlichen Trauung

Nachfolgende Unterlagen und Dokumente benötigen Sie für die Anmeldung zur Trauung oder Verpartnerung, wenn beide Partner Deutsche sind und noch nicht verheiratet waren:

• gültiger Personalausweis oder Reisepass